Cepro stuurt sneller met Business Intelligence voor NetSuite

Cepro International B.V. maakt producten die laswerkplaatsen veiliger maken. Maar hoe zorg je er binnen een internationale organisatie voor dat je snel ziet waar een omzetverschil vandaan komt en waar actie nodig is?

Die vraag speelde regelmatig bij Cepro. Het bedrijf verkoopt wereldwijd via verschillende verkoopstructuren en beschikte in Oracle NetSuite over alle relevante data. Toch was er nog geen snelle manier om vanuit een opvallend cijfer door te klikken naar de onderliggende klanten, producten en transacties. Daardoor kon het vier tot vijf uur kosten om de oorzaak van een omzetafwijking te achterhalen.

Cadran Analytics bracht de relevante NetSuite-data samen in betrouwbare dashboards met gecontroleerde cijfers. Vanuit het totaalbeeld kunnen gebruikers direct doorklikken naar klanten, producten en onderliggende transacties, zodat zij minder tijd kwijt zijn aan uitzoeken en sneller kunnen handelen.

Veiligheid voor iedereen rond de lasser

Cepro ontwikkelt al meer dan dertig jaar producten die laswerkplaatsen veiliger maken. Daarbij richt het bedrijf zich op de bescherming van collega’s, bezoekers en andere mensen rondom het laswerk. Het assortiment loopt van lasgordijnen en afschermingen tot complete, op maat ingerichte laswerkplaatsen. Cepro verkoopt wereldwijd via technische handelaren en distributeurs. In markten dichter bij huis werkt het bedrijf met eigen salesverantwoordelijken en veel lokale klanten; verder weg vaker met één exclusieve importeur.  Die internationale verkoopstructuur maakt goede stuurinformatie belangrijk. In een land met één exclusieve importeur is een omzetafwijking snel te verklaren: één telefoontje is vaak genoeg om de oorzaak te achterhalen. In markten met honderden kopende klanten is dat veel lastiger. Cepro beschikte in Oracle NetSuite over veel data, maar miste een snelle manier om van een afwijkend cijfer naar de oorzaak én een concrete commerciële actie te gaan.

Cijfers genoeg, inzicht te weinig

Cepro werkt sinds 2021 met Oracle NetSuite. Voor dagelijkse transacties en gerichte zoekvragen biedt het ERP-systeem een goede basis.  Voor bredere analyses en vergelijkingen over meerdere perioden gebruikte de organisatie daarnaast verschillende rapportages en Excel-overzichten. De benodigde informatie was aanwezig, maar het combineren en verder analyseren ervan koste regelmatig extra handmatig werk.

Een belangrijk hulpmiddel was OPA, oftewel Omzet Per Artikel. Dit was een groot Excel-bestand dat semi-automatisch gegevens uit NetSuite ophaalde. De totalen klopten en gaven bijvoorbeeld aan hoe een markt of productgroep presteerde. Het bestand bestond alleen vooral uit vaste tabellen op verschillende werkbladen. Gebruikers konden niet vanuit een totaal doorklikken naar een periode, product of klant om te achterhalen waar een verschil precies ontstond.

Daarnaast gebruikte Cepro Saved Searches: herbruikbare zoekopdrachten binnen NetSuite. Daarmee kon de organisatie bijvoorbeeld dagelijks alle orders boven € 5.000 tonen of maandelijks klanten signaleren die drie maanden niets hadden besteld. Voor zulke operationele lijsten werkten Saved Searches goed. Voor een samenhangende trendanalyse waren ze minder geschikt. Bovendien kon intern maar één medewerker de meer ingewikkelde zoekopdrachten goed bouwen, waardoor veel vragen bij dezelfde persoon terechtkwamen.

Voor een analyse per klant was er ook het visit report. Via een knop op de klantenkaart maakte dit maatwerkoverzicht een eenvoudige webtabel met de jaaromzet per productgroep. Handig voor een klantgesprek, maar statisch: een gebruiker kon geen andere periode kiezen, geen ontwikkeling door de tijd bekijken en niet soepel vanuit marktniveau naar de onderliggende klanten navigeren.

Voor Ruud Looijmans, Sales Director bij Cepro, betekende dat dat verkopers veel tijd kwijt konden zijn aan zoeken. Ruud legt uit: “Ik heb liever dat een verkoper verkoopt dan dat hij in het systeem loopt te zoeken naar informatie.”

Speld in een hooiberg

Dat probleem werd vooral zichtbaar in grotere thuismarkten. In Duitsland heeft Cepro ongeveer 350 actief kopende klanten. Zodra op productgroepniveau een afwijking naar voren kwam, moest Sales vervolgens klant voor klant onderzoeken waar die stijging of daling vandaan kwam.

“Als we zo’n afwijking constateerden, waren mensen zonder te overdrijven soms vier tot vijf uur in het systeem aan het zoeken voordat ze hadden gevonden waar het zat,” vertelt Ruud. Het gebrek aan een gezamenlijk en eenvoudig te doorzoeken overzicht veroorzaakte bovendien onrust. Collega’s liepen bij elkaar binnen, er ontstond discussie over de oorzaak en pas daarna kon het gesprek over de juiste actie beginnen.

Ook Finance werkte maandelijks met handmatig opgebouwde Excel-overzichten voor onder meer de balans en winst-en-verliesrekening. Tijdens de latere validatie bleek dat daarin regelmatig fouten voorkwamen. Niet omdat medewerkers onvoldoende zorgvuldig werkten, maar omdat het proces uit veel terugkerende handmatige stappen bestond.

Een werkbaar alternatief voor Excel en losse rapporten

Vanuit Finance, Sales en de directie groeide de behoefte om de beschikbare NetSuite-data sneller te kunnen analyseren en visualiseren. Maarten onderzocht daarvoor verschillende mogelijkheden, waaronder Excel en SuiteAnalytics Workbooks. Cepro zocht uiteindelijk naar één visuele omgeving waarin gegevens konden worden gecombineerd en gebruikers vanuit een totaaloverzicht eenvoudig naar het onderliggende detail konden navigeren.

Via een collega van Finance kwam Cepro in contact met Cadran Analytics. De combinatie van kennis van NetSuite, ervaring met BI en een bestaande basis van dashboards gaf de doorslag. Cepro hoefde daardoor niet zelf vanaf nul de gegevenskoppelingen, definities en rapportages te ontwikkelen.

Cadran Analytics ontsloot de relevante gegevens uit NetSuite en bracht deze samen in dashboards voor Sales en Finance. Daarbij vormden bestaande dashboardmodellen het vertrekpunt, waarna de inrichting werd afgestemd op de processen en informatiebehoefte van Cepro. Samen met de eindgebruikers werden definities en cijfers gecontroleerd, zodat Cepro niet alleen sneller kon analyseren, maar ook kon vertrouwen op de informatie in de dashboards.

Het traject startte in januari 2026. In maart volgde de eerste oplevering; voor het financegedeelte liepen daarna nog enkele werkzaamheden door omdat tijdens het proces naar voren kwam dat er nog het een en ander verbeterd moest worden aan de interne processen. Cepro kreeg een Sales & Margin-dashboard en gevalideerde financeoverzichten voor Profit & Loss, Balance Sheet, Accounts Receivable, Accounts Payable en Cashflow.

Juist bij Finance was een zorgvuldige validatie belangrijk. Voor Cadran Analytics zijn betrouwbare en herleidbare cijfers een belangrijke voorwaarde voordat een dashboard in gebruik wordt genomen. Daarom besteedden Cadran Analytics en de eindgebruikers van Cepro tijdens de implementatie veel aandacht aan het controleren van de financeoverzichten. De uitkomsten in Power BI werden vergeleken met de bestaande rapportages en verschillen werden gezamenlijk teruggezocht tot de onderliggende gegevens.

Daarbij bleek dat een deel van de verschillen voortkwam uit de vele handmatige stappen in de bestaande Excel-rapportages. “Toen we de Excel-overzichten gingen uitpluizen, bleek dat daar constant fouten in voorkwamen, omdat het allemaal handwerk is,” vertelt Maarten. Cepro besloot daarom enkele overbodige berekeningen en tussenstappen uit het eigen rapportageproces te verwijderen, in plaats van het nieuwe dashboard aan de oude werkwijze aan te passen.

Van uitzoeken naar handelen

Voor Sales werd het verschil al snel concreet. Tijdens een bezoek aan de salesmanager in Frankrijk zag Ruud in het dashboard een afwijking binnen een productgroep. In plaats van op basis van ervaring allerlei klanten in NetSuite te openen, konden zij vanuit het overzicht direct verder zoeken.

“Binnen één minuut hadden we vier klanten gevonden waar die afwijking zat,” vertelt Ruud. “Dat is voor ons een wereld van verschil. Het is een enorme tijdwinst, waardoor we in de actiemodus komen in plaats van de uitzoekmodus.”

Omdat gesprekspartners nu naar hetzelfde overzicht kijken, gaat minder tijd verloren aan het verzamelen, doorsturen en interpreteren van verschillende bestanden. De vraag is niet langer alleen wat er met de omzet is gebeurd, maar vooral welke klanten aandacht nodig hebben en welke actie daarbij past.

De verdere uitrol binnen Sales was tijdens het interview nog bezig. Ruud benadrukt daarom dat de totale tijdsbesparing een inschatting is. Voor vijf salesmedewerkers en hemzelf verwacht hij op termijn een besparing van ongeveer 10 tot 15 uur per week. “Die tijd kunnen we besteden aan acties en aan bellen met klanten. Dat is voor ons veel belangrijker.”

Ruimte om zelf verder te bouwen

Cepro koos bewust voor een aanpak waarbij de standaarddashboards het vertrekpunt vormen, maar de organisatie daarna ook zelfstandig verder kan bouwen. Daarom werd Maarten tijdens de implementatie nauw betrokken bij de inrichting van de Power BI-omgeving. Hij kreeg inzicht in de opbouw van de rapportages en kan na de oplevering zelf dashboards aanpassen en nieuwe analyses ontwikkelen. Zo blijft Cepro ook voor toekomstige informatievragen flexibel en hoeft niet voor iedere uitbreiding een nieuw implementatietraject te worden gestart.

Een voorbeeld is het Sales Expense Overzicht. Reiskosten en representatiekosten waren in de gewone winst-en-verliesrekening wel aanwezig, maar niet direct overzichtelijk per marktverantwoordelijke. Maarten maakte daarom een apart overzicht waarmee Sales per kwartaal kan zien hoe de uitgaven zich tot het budget verhouden. Zo hoeft niet voor iedere nieuwe vraag een volledig nieuw extern traject te worden gestart.

Stapsgewijs verder uitrollen

De dashboards worden nu gebruikt door een kleine groep vanuit Finance, Sales, Operations en de directie. De volgende stap is toegang voor meer salesverantwoordelijken, zodat zij hun gesprekken zelf kunnen voorbereiden en rechtstreeks kunnen doorklikken naar de klanten en producten in hun markt.

Ruud verwacht dat de commerciële voordelen vooral zichtbaar worden naarmate de dashboards breder binnen Sales worden uitgerold. Cepro wil dan trends binnen markten op productniveau volgen en het effect van productgerichte acties per productklasse doormeten. Zo wordt zichtbaar hoe afzonderlijke producten zich per markt ontwikkelen en wat het effect van die acties is.

Daarna ziet Cepro mogelijkheden om andere gegevens toe te voegen, zoals informatie uit e-mailmarketing, Google- en LinkedIn-campagnes en toekomstige verkoopprognoses. Ook onderzoekt het bedrijf of geselecteerde inzichten kunnen worden gedeeld met belangrijke internationale partners, zodat zij sneller op ontwikkelingen in hun markt kunnen reageren.

Voor Maarten is de richting duidelijk. Teruggaan is geen optie: “Dit kunnen we alleen maar groter maken en verder de organisatie in brengen.”