Meerdere ERP-systemen? Geen probleem! Tableau creëert inzicht voor Seal For Life Industries

Seal For Life Industries levert wereldwijd hoogwaardige coating-, afdichtings-, isolatie- en corrosiepreventietechnologieën voor de bescherming van kritieke infrastructuur. De organisatie hanteert een ‘buy and build’-strategie en heeft in de afgelopen twee jaar een divers assortiment samengebracht. De zes partijen die in die tijd zijn overgenomen, hebben hun eigen ERP-systemen behouden. Hoe kon de organisatie dan toch centraal alle sales en finance data inzien? De implementatie van Tableau bood uitkomst.

“We begonnen met twee IT-systemen, Exact in Nederland en de rest van de landen met JD Edwards”, vertelt Ingrid Bogaerts, director of finance bij Seal For Life Industries. “Maar we wilden de salesmensen salesrapportages geven. Redfaire International heeft toen geholpen met een carve out van JD Edwards en van daaruit zijn we verdergegaan.” Al snel werd de conclusie getrokken dat Tableau een goede BI-tool zou zijn en sales kreeg in eerste instantie de focus, waarna finance zou volgen. Zo zou er een goed beeld ontstaan van accounts payable en accounts receivable. Via Redfaire kwam Seal For Life in contact met Cadran voor de implementatie.

Bij elke overname een ander ERP-systeem

“Omdat we veel overnames doen, hebben we te maken met veel verschillende ERP-systemen”, legt Ingrid uit. “Het is kostentechnisch en tijdtechnisch niet handig om één groot nieuw systeem te implementeren. Daarom hebben we ervoor gekozen de sales en finance data uit de verschillende ERP-systemen te ontsluiten met Tableau.” Cadran begon met het ontsluiten van JD Edwards en Exact in een aantal dashboards. Ingrid: “Het is een groot voordeel dat Cadran goed bekend is met JD Edwards, dat heeft een hoop tijd bespaard.” Voor een van de bedrijven waar het Zweedse IFS ERP-systeem werd gebruikt, werkte Cadran nauw samen met een expert op dat gebied. De dashboards werden ingezet op alle locaties in de wereld waar ze relevant waren, waaronder, naast Nederland en België, in Mexico, India, UAE, Canada en de Verenigde Staten.

Hulp van Cadran

Cadran heeft ook de gebruikers getraind zodat ze makkelijk met de dashboards kunnen werken. “Maar het programma an sich is heel gebruiksvriendelijk. We hebben nu met name viewers en een paar explorers, maar we zitten in de beginfase dus dat zal nog wat schuiven. Verder hebben we een student die helpt bij het maken van dashboards. Hij is ook door Cadran getraind en belt wekelijks met de experts van Cadran”, licht Ingrid toe. Ze vult aan: “De samenwerking met Cadran en Redfaire International verloopt heel vlot. Er zijn regelmatig calls en de support tickets worden goed en snel opgevolgd. Dat er geen taalbarrière is, is ook heel erg fijn.”

Vier van de zes aangesloten

Van de zes bedrijven zijn er nu vier aangesloten op Tableau, de twee andere volgen nog. Maar er komen nog meer overnames. Onlangs is ook Salesforce geïmplementeerd en ook deze software is gekoppeld met Tableau. Hierdoor komt er ook een verbinding tussen Salesforce en de ERP-systemen tot stand. En nu er dashboards voor sales zijn gemaakt worden de volgende stappen gezet voor manufacturing en supply chain. “De dashboards worden erg goed ontvangen en er ontstaat vraag naar meer. We begonnen met eenvoudige dashboards, maar steeds meer gebruikers doen verzoeken voor geavanceerdere versies. Het is al zo’n verschil, nu we van Excel naar mooie dashboards zijn gegaan. De visualisaties doen ook zeker hun werk, hierdoor zijn de cijfers beter te snappen en ook beter uit te leggen. Het leuke aan Tableau is dat er al zoveel informatie op internet beschikbaar is; gebruikers publiceren online veel dashboards en daar kun je allerlei goede ideeën uit halen.”

Zelf analyses maken

Het gebruik van Tableau betekent een flinke verbetering voor de organisatie. Waar voorheen de finance afdeling ingeschakeld moest worden om rapporten te maken vanuit het ERP-systeem, kunnen de gebruikers nu zelf analyses maken. Zo hebben ze snel inzicht in wat klanten afnemen en hoe hun betalingsgedrag is. “Het is van grote waarde dat de gebruikers nu zelf een analyse kunnen doen, zonder iemand te hoeven bellen. Hierdoor kunnen onze finance professionals meer analytisch werk doen.”

Overnamepad

Hoe ziet de toekomst eruit? Seal For Life Industries blijft op overnamepad, dus de organisatie zal de komende jaren nog flink uitbreiden. Dat betekent ook dat er meer systemen aan Tableau gekoppeld zullen worden. Verder zullen de basisrapporten die er nu zijn gedetailleerder worden op basis van de vragen van de gebruikers. “De link met Salesforce is er al, maar als de order binnen is, valt dat verder buiten de scope. Door de integratie tussen Salesforce, Tableau en de ERP-systemen verder door te voeren, kunnen we de processen nog visueler maken, betere analyses maken en uiteindelijk onze processen optimaliseren. Dan zien we bijvoorbeeld dat klanten voorheen altijd een specifiek product kochten en nu ineens niet meer. Daar kan je dan navraag naar gaan doen.”