As Is & As Of Dashboards in Tableau

Wat is het verschil tussen As Is en As Of?

Een van de sterke punten van Business Intelligence is dat het snel inzicht biedt in de ontwikkeling van data door de tijd heen. Met Business Intelligence zie je bijvoorbeeld meteen wat de omzet van dit jaar is en hoe die zich verhoudt tot de omzet van vorig jaar. Dit soort inzichten zijn mogelijk doordat transactionele data een datum bevatten, zoals een factuurdatum of grootboekdatum.

Er is ook vaak data die niet aan een datum gekoppeld is, zoals informatie over producten of de huidige status van een machine. Dit noemen we ‘As Is’, oftewel de huidige situatie. Een voorbeeld hiervan is de huidige stand van openstaande facturen. Je raadpleegt As Is-data om even de status te controleren. Maar soms wil je ook weten hoe iets zich door de tijd heen heeft ontwikkeld. Zijn er bijvoorbeeld meer of minder producten dan vorig jaar? Hebben machines vaker storingen? Hoe verandert het betaalgedrag van klanten? Dit noemen we ‘As Of’. Hiermee kijk je naar de situatie op een specifiek moment in het verleden.

As Is & As Of Dashboards configureren

Tableau maakt het heel eenvoudig om dit soort inzichten te verkrijgen. In de wereld van datawarehousing worden hiervoor vaak ‘snapshots’ (momentopnames) gebruikt. Wanneer het ETL-proces (Extract, Transform, Load – een proces waarmee data uit bronsystemen wordt gehaald, getransformeerd en naar een datawarehouse wordt geladen) de data uit de bronsystemen haalt, is het mogelijk om dit soort snapshots te maken. Het is belangrijk om goed na te denken over de frequentie van deze momentopnames, hoe lang deze beschikbaar moeten blijven, en het volume van de data.

Een klant vroeg ons ooit om inzicht in de omloopsnelheid van hun voorraad. Om dit inzicht te krijgen, was een dagelijkse voorraadstand over een periode van twee jaar nodig. Er waren echter 160.000 voorraadartikelen, wat resulteerde in een dataset van bijna 120 miljoen records. Een krachtige server kan dit uiteraard aan, maar het is de vraag of de baten hiervan opwegen tegen de kosten. Hetzelfde inzicht kan misschien ook worden verkregen met een maandelijkse momentopname. Ook is het belangrijk om na te denken over het opschonen van data, omdat lang niet alle historische gegevens nog relevant zijn.

As Is & As Of Dashboards in Tableau

Met deze snapshots is het eenvoudig om de ontwikkeling door de tijd heen te visualiseren in Tableau. Ook kun je de huidige stand vergelijken met iedere momentopname uit het verleden. Zo kun je trends afleiden en gebruikmaken van alle andere functionaliteiten van Tableau, zoals het instellen van notificaties.

Bekijk hieronder een voorbeeld van een Tableau-dashboard waarin we zowel As Is- als As Of-functionaliteit hebben ingebouwd. Dit dashboard geeft een overzicht van debiteuren. We hebben het zo ingericht dat je snel de huidige stand van zaken kunt zien (As Is). Wanneer je het dashboard opent, zie je automatisch de meest recente data. Wil je de stand van zaken op een specifiek moment in het verleden bekijken? Dan kun je de As Of-parameter instellen op een gewenste datum.

Probeer het interactieve dashboard zelf uit!

• As Is: Je ziet direct de huidige stand van zaken
• As Of: Kies een datum uit het verleden. Selecteer bijvoorbeeld 07/09/2022 of 31/07/2021 en ontdek de verschillen.