Hoe Tableau Excel-bestanden structureerd

“Ik gooi dat Excel mijn bedrijf uit!” riep een manager gefrustreerd toen ik als consultant bij hem op bezoek was. Nieuwsgierig vroeg ik wat er aan de hand was. Hij legde uit: “Mijn team is dagenlang bezig met rapportages. Het zit vol fouten, alles wordt anders aangeleverd, en cijfers vergelijken met eerdere periodes is bijna onmogelijk. Hoe kan ik mijn bedrijf op deze manier goed besturen?” Vervolgens vroeg ik hem welke Business Intelligence-oplossing (BI) ze gebruikten.

Misschien komt dit je bekend voor. Excel is een handige tool waarmee je snel gegevens kunt verwerken, analyseren en visualiseren. Maar het echte probleem zit niet in de tool zelf. Het probleem is dat gebruikers vaak geen toegang hebben tot de juiste data, of niet weten hoe ze die op een betrouwbare manier kunnen verwerken.

Met Excel kun je complexe berekeningen maken, draaitabellen opzetten, en zelfs programmeren met VBA-code. VBA staat voor Visual Basic for Applications, een programmeertaal waarmee je processen in Excel kunt automatiseren, zoals het invoeren van formules of het opzetten van geautomatiseerde rapportages. Hoewel krachtig, vereist dit vaak specifieke kennis die niet iedere gebruiker heeft.

Een goede BI-oplossing neemt deze uitdagingen weg door ervoor te zorgen dat iedereen werkt met dezelfde data en definities. Dit noemen we one version of the truth. Het voorkomt misverstanden en helpt om betere beslissingen te nemen.

Bij een klant zag ik hoe een salesmanager zijn maandcijfers analyseerde. Hij selecteerde orders van een specifiek type uit JD Edwards en exporteerde deze naar Excel. Daar maakte hij draaitabellen en grafieken, die hij rapporteerde aan het management.

Wat hij niet wist, was dat er in de loop der tijd nieuwe ordertypes waren toegevoegd. Omdat hij die niet had meegenomen in zijn analyse, klopten de cijfers niet. Toen een BI-tool werd geïntroduceerd, bleek dat de werkelijke omzet een stuk hoger lag. Hoewel dit een positieve verrassing was, kunnen dit soort fouten ook serieuze problemen veroorzaken.

Dit voorbeeld laat zien hoe snel het fout kan gaan wanneer je afhankelijk bent van handmatige processen in Excel.

Bij een van mijn eerste BI-demo’s sprak ik een klant die graag afscheid wilde nemen van Excel. Tijdens de presentatie vroeg iemand uit het publiek of de data ook naar Excel geëxporteerd konden worden. De blik van zijn manager zei genoeg.

Hoewel exporteren naar Excel technisch mogelijk is, staat deze functie bij veel BI-tools standaard uitgeschakeld. Het doel van een BI-oplossing is immers om fouten te minimaliseren en gegevens direct in een veilige, consistente omgeving te analyseren.

Toch zijn er situaties waarin data al in Excel staat opgeslagen. In dat geval kun je deze bestanden eenvoudig inladen in een BI-tool, zodat je alsnog profiteert van geavanceerde analyses en visualisaties.