Het Volledige Potentieel van JD Edwards Ontsluiten Met Oracle BI

reporting-options-jd-edwards

Oracle BI – Overpeinzingen (8) – Cadran publiceert een reeks artikelen over het gedachtegoed rondom Oracle Business Intelligence in combinatie met Oracle JD Edwards. In deze artikelen komen diverse overwegingen en overpeinzingen aan bod, die behulpzaam kunnen zijn in het maken van de juiste beslissingen bij de implementatie en toepassing van beide systemen. In het vorige artikel is ingegaan op de ontwikkelingscyclus en volwassenheidsstappen. In dit artikel wordt dit toegepast door alle de rapportagemogelijkheden in de ruimste zin van het woord voor Oracle JD Edwards te bekijken. Van klein naar groot, van plat naar multi-dimensioneel, van historisch naar voorspellend en van operationeel naar strategisch. Afhankelijk van de volwassenheid van organisatie, ICT en data zijn de mogelijkheden in meer of mindere mate toepasbaar.

Business intelligence spectrum

In organisaties bestaat op alle niveaus behoefte aan rapportages en informatie. In de afbeelding worden deze niveaus weergegeven, van historische en operationele inzichten (linksonder) tot toekomstgerichte en dynamische analyses (rechtsboven). Hier komen bijvoorbeeld scenarioanalyses aan bod die helpen om ‘Wat-Als’-vragen te beantwoorden.

Oracle JD Edwards fungeert als een belangrijke bron van data in de organisatie. Wanneer we Oracle JD Edwards en Oracle Business Intelligence vergelijken, zien we dat JD Edwards de basisrapportages verzorgt (linksonder), Oracle BI aanvullende mogelijkheden biedt (midden), en Oracle BI EssBase geavanceerde strategische inzichten ondersteunt (rechtsboven). JD Edwards biedt veel rapportagemogelijkheden, maar voor complexe, strategische vragen is extra ondersteuning van BI-tools nodig. Zo kan een vraag op operationeel niveau zijn: “Wat gebeurde er vorige week met deze verkooporderregel?” terwijl een strategische vraag kan zijn: “Wat gebeurt er over vijf jaar met de marges als we een nieuwe productlijn toevoegen?”

Hierbij speelt het belang van duidelijke definities een grote rol. In ad-hocvraagstukken kan het risico schuilen dat nieuwe vragen leiden tot nieuwe interpretaties en definities.

Oracle JD Edwards

Analyses op data uit JD Edwards in de hele organisatie gebruikt, van eenvoudige vragen over orderdetail tot uitgebreide verleis- en winstrekeningen. Hieronder worden de belangrijkste functies en toepassingen uitgelegd.

Universal Table Browser

Wanneer een systeembeheerder wil nagaan wat er met een specifieke verkooporder is gebeurd, kan hij in JD Edwards de Universal Table Browser (UTB) openen. Hij zoekt in tabel F42199 (Sales Order Ledger) op ordernummer en krijgt de benodigde informatie. De beheerder moet echter goed bekend zijn met de data, omdat er geen directe exportmogelijkheden naar Excel zijn.

Data Browser

Een applicatiebeheerder kan dezelfde informatie opvragen via de Data Browser, waar data duidelijker en makkelijker te interpreteren is. Hier zijn geavanceerde zoek- en filteropties beschikbaar. De gebruiker kan data naar wens ordenen, kolommen selecteren en alles naar Excel exporteren voor verdere analyse. Bovendien is het mogelijk om een Saved Query te maken, waar later in dit artikel meer over wordt uitgelegd.

Standaard schermen

JD Edwards biedt standaardapplicaties die veelvoorkomende taken ondersteunen. Een applicatiebeheerder kan bijvoorbeeld een speciaal raadpleegscherm openen voor gedetailleerde verkooporderinformatie. Dit scherm biedt aanvullende gegevens, zoals de klantnaam naast het klantnummer. De gebruiker kan de informatie zelf organiseren, exporteren naar Excel en Saved Queries aanmaken. Daarnaast biedt JD Edwards vanuit dit scherm logische links naar gerelateerde informatie, zoals openstaande facturen bij de Customer Service Inquiry.

Saved Queries

Saved Queries zijn een krachtig hulpmiddel waarmee je terugkerende vragen kunt standaardiseren en hergebruiken. In de Data Browser en in veel zoek- en selectieschermen binnen JD Edwards kunnen gebruikers specifieke vraagstukken vastleggen en delen met collega’s. Dit is bijvoorbeeld handig voor een verkoopmedewerker die regelmatig de verkooporders in backorder wil bekijken. Met Saved Queries worden losss, incidentele vragen meer gestructureerd en makkelijker terug te vinden.

OneViewReporting

Met OneView Reporting kunnen Saved Queries worden omgezet in interactieve rapportages binnen JD Edwards. Deze tool biedt uitgebreide overzichten van de geselecteerde data. Oracle levert bovendien kant-en-klare rapporten die in veel JD Edwards-schermen te gebruiken zijn, zoals het overzicht van openstaande debiteuren in het Customer Ledger Inquiry-scherm. De kracht van de rapportage ligt niet alleen in wat getoond wordt, maar ook in de criteria die de Saved Query heeft ingesteld.

Standaard rapportages

JD Edwards bevat een breed scala aan standaardrapportages, van dagelijkse controles tot maandelijkse overzichten. Deze ingebouwde rapportages houden rekening met de standaardstructuur van JD Edwards, zoals de boekhoudstructuur en fiscale perioden. Dit voorkomt onnodige variatie in definities en zorgt voor consistentie.

ERW of RDA en FRW

Met Enterprise Report Writer (ERW) en Financial Report Writer (FRW) kunnen gebruikers aangepaste rapportages maken die niet standaard in JD Edwards aanwezig zijn. ERW maakt complexe rapporten mogelijk en FRW is specifiek gericht op financiële rapporten. Voor meer geavanceerde presentatieopties kunnen deze tools gecombineerd worden met BI Publisher, wat extra mogelijkheden biedt voor vormgeving en distributie. Omdat dit allemaal binnen JD Edwards draait, blijft de logica van de applicatie behouden.

Manager Dashboards

JD Edwards biedt ook voorgedefinieerde dashboards, zoals het Financial Manager Dashboard en Plant Manager Dashboard. Deze dashboards presenteren data vanuit meerdere afdelingen, zoals boekhouding en voorraadbeheer, en zijn gebaseerd op eenvoudige data-kubussen. Hoewel deze dashboards niet meer veel gebruikt worden vanwege nieuwe analysetools, bieden ze nog steeds een overzicht van belangrijke bedrijfsinformatie. Er wordt in beide dashboards geïntegreerd data ontsloten uit:

  • Accounts Payable
  • Accounts Receivable
  • Advanced Cost Accounting.
  • General Accounting
  • Sales Order Management
  • Purchase Order Management
  • Inventory Management
  • Work Order Management (Manufacturing)

Dit wordt wel eens het best bewaarde geheim van JD Edwards genoemd. Het is echter de vraag in hoeverre hier nog toepassing in gezocht wordt, gezien de hedendaagse ontwikkelingen.

Externe query-tools

De database van JD Edwards is toegankelijk via ODBC of JDBC, wat het mogelijk maakt om diverse querytools te gebruiken. Denk hierbij aan tools zoals MS Access, Excel External Query, en laagdrempelige opties zoals Brio en QlikView, evenals andere SQL-gebaseerde oplossingen. Deze tools worden steeds gebruiksvriendelijker dankzij wizards en uitgebreide lay-outmogelijkheden, waardoor je snel duidelijke resultaten kunt presenteren.

Deze manier van datatoegang biedt veel flexibiliteit en mogelijkheden, zolang aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • Definities worden goed bewaakt.
  • Wildgroei in data en queries wordt voorkomen.
  • Kennis van JD Edwards en zijn onderdelen aanwezig is:
    • Datamodel
    • Database
    • Configuratie en setup
    • Businesslogica
  • Er voldoende capaciteit en middelen beschikbaar zijn om de datastromen te verwerken.
  • Beveiligingskwesties op een andere manier worden opgepakt.

Het rechtstreeks uitvoeren van queries op de operationele database kan impact hebben op de prestaties van JD Edwards, vooral bij grote hoeveelheden data. Dit kan leiden tot vergrendelingen (locks) en vraagt om een gedegen kennis van zowel de tools als de database.

Oracle BI Publisher

Oracle BI Publisher biedt extra mogelijkheden voor JD Edwards-data en maakt gebruik van de beveiligingsinstellingen van JD Edwards. BI Publisher kan ideaal worden ingezet om data op te maken en gestructureerd te presenteren, met onder andere duidelijke formattering van datums en getallen. Voor JD Edwards-gebruikers is BI Publisher toegankelijk, mits de JD Edwards-database als enige databron wordt gebruikt.

Oracle BI Enterprise Edition

Wanneer de bedrijfsdefinities dusdanig zijn vastgelegd dat ze aan de metadata in een Common Enterprise Information Model toe te vertrouwen zijn, kan Oracle Business Intelligence in de bredere zin van het woord een rol gaan spelen. Daarnaast biedt deze software de mogelijkheid om data uit meerdere bronnen te combineren. Een klassiek voorbeeld hiervan is het begrip Klant, dat enerzijds uit de JD Edwards Debiteurenadministratie komt en daarnaast wordt gecombineerd met Prospects uit een CRM-systeem.

Het BI Informatiemodel vormt de metadata waarmee de data en de dimensies onder dezelfde definities worden gevangen en ontsloten. One Version of the Truth is daar.

De tools van de software zijn uiteraard in staat om meetwaarden en feiten te tonen. Maar wanneer hieraan targets, budgetten, forecasts, trends en beoordeling wordt gekoppeld, komt het begrip Key Performance Indicator opzetten. Het niveau van data wordt ontstegen en stuurinformatie wordt geboren. Er ontstaat sterke sturingsinformatie, die helpt aan te geven waar mogelijke knelpunten in capaciteit en gewenste resultaten zitten. Door er een waardeoordeel aan toe te kennen wat goed, slecht, teveel of te weinig is, kunnen analyses verder evolueren en management by exception gaan ondersteunen.

Wanneer meerdere KPI’s van meerdere processen en afdelingen in de organisatie worden gecombineerd kan dit opklimmen tot strategische sturing op doelen in de vorm van KPI-watchlists en strategic scorecards.

Applicaties

Oracle BI Applications in combinatie met de JD Edwards Adapter biedt een kant-en-klare oplossing voor het ontsluiten van JD Edwards-data. Hiermee kunnen bedrijven de data overzichtelijk presenteren in dashboards en rapporten, wat een volgende stap kan zijn in hun BI-mogelijkheden. Naarmate bedrijven verder ontwikkelen, wordt het belang van heldere definities steeds groter om de informatie effectief te kunnen gebruiken voor procesverbetering.

Jelle Huisman managing partner

Jelle Huisman

Managing Partner